Her, David Letterman stil, er, hvad jeg anser for at være Top 10 mest almindelige fejltagelser oplægsholdere gøre når organisere og forberede deres indhold:
10) ikke sætter scenen.
En introduktion bør være mere end bare “Goddag. I dag vil vi diskutere ___.” Hvis du bare springe i indholdet uden at oprette præsentationen, kan det få dig ud til en hoppende, usammenhængende start. En introduktion skal give publikum en følelse af hvem du er, hvad du er der at gøre og hvad betyder det for dem til at lytte.
9) ved hjælp af ineffektive noter.
Det er næsten altid klogt at have nogle noter handy for at sikre du ikke glemmer noget vigtigt, men hvis dine noter er svært at følge eller distraherende for publikum, de besejre formålet. Forsøger at læse fra en overfyldt side af ordret fortælling er en dræber fordi du kigger ned og har problemer med at kigge for frygt for, at du aldrig vil finde dit sted igen. Uorganiseret papirer eller kort kan være besværlige og rodet. Holde klar, koncis key-word-or-key-phrase-only noter handy til simpelthen at jogge din hukommelse, ikke tjene som en unødvendig krykke.
8) ved hjælp af jargon eller akronymer, der forlader publikum desorienterede.
Når en lytter hører et ord eller en sætning, han/hun ikke er fortrolig med forårsager det, hvad jeg kalder en “cerebral afsporing”. Lytterens sind er chugging lykkeligt med dig indtil han/hun hører et ukendt begreb og pludselig sindet hopper spor til at spørge, “Hvad betyder det?” Altid define akronymer (selv hvis du er sikker på de ved hvad bogstaverne står for), og når du er i tvivl, definere alle begreber, der kunne eventuelt være uvant.
7) planlægning bagud.
Mange mennesker begynder at forberede en præsentation ved at tænke, “Hvad har jeg thats cool?” (hvilket betyder visuelle hjælpemidler, støtte point, historier, eksempler mv.) Derefter spørge de sig selv, “Hvordan kan jeg arbejde det?” Det er tilbageskridt. Beslutte, hvad du ønsker at opnå og derefter spørge “Hvad har jeg i vejen for støtte, der vil hjælpe mig med at opfylde denne målsætning?” Hvis du planlægger baglæns kan du meget vel ende med en masse interessante oplysninger, der er uden værdi til lyttere.
6) ikke at vide, dine mål og/eller ikke dele den.
Ud over at være klar på det punkt, du ønsker at gøre, bør du også være klar på det mål, du ønsker at opnå. Vil du have publikum til at træffe en beslutning? Vis dem valgmuligheder og bede om en beslutning. Hvis du har brug for deres samarbejde, sikre du forklare hvorfor du har brug for dem og hvordan de kan hjælpe dig. Hvis dit mål er at sætte dem ind i et emne, gøre dette klart så du ikke forsumpe i overskydende detaljer. Både du og dit publikum skal være klar på, hvad du er der at udrette.
5) ikke leverer “skilte”.
Forestil dig at du kan få et nyt sæt af oplysninger på to måder: 1) du kan læse det i en rapport eller 2) du kan lytte til den i en præsentation. Hvilke fordele har, når du læser, at du ikke har, når du lytter?
Du kan gå i dit eget tempo
Du kan genlæse ting, som du fandt forvirrende
Du kan springe sektioner, der ikke interesserer dig
Du kan se, hvornår et nyt emne begynder (på grund af afsnittet titler eller blanktegn)
Du kan tage noter
Du kan indsende det væk for fremtidig reference.
Ingen af disse muligheder er tilgængelige til din lyttere. Publikum, dine ideer er bare lyder i æteren, så for at kompensere for manglen på disse fordele, skal du give pejlemærker for at lade os vide, hvor du er. Visuelle hjælpemidler kan hjælpe, men husk at medtage sætninger som “nu, lad os gå videre til punkt #2”, “det er alt for baggrundsoplysninger, nu lad os gå videre til den aktuelle status,” eller “Lad mig bare wrap.” Disse små sætninger tager meget lidt tid men gøre underværker for at hjælpe din målgruppe, bo hos dig.
4) efter at have komplekse, svært at læse visuelle hjælpemidler. 
Din visuelle hjælpemidler skal være netop det–aids. De bør hjælpe dig med at få dit budskab igennem. Kompliceret, overfyldt, svært at læse visuelle hjælpemidler konkurrere med dig for dit publikums opmærksomhed. Holde dem simpelt nok, at lyttere har en grund til at holde sig rundt og lytte til dig.
3) ikke har en indlysende, logiske struktur.
Bugtende kan fra punkt til punkt være meget frustrerende for en lytter. Har dine oplysninger lagt ud i en logisk struktur og dele denne struktur med lyttere op foran, så de ved, hvor du er på vej.
2) ikke at sige klart op foran.
Der er ikke noget mere frustrerende for en lytteren end at sidde der tænker, “OK, så hvad er din pointe?!” Husk, at du kender din kolde materiale. Lytterne ikke. Nogle gange har du til smæk dem mellem øjnene med punktet, som i, “Hvis du kun huske én ting fra min præsentation, jeg ønsker at være ___.” Ikke vente til at præsentere dine point med en dramatisk blomstre. Gør din point lige op foran og tilbringe resten af tiden støtte dette punkt.
Og #1 indholdsstyring fejl. . .
1) herunder for meget information.
Det er fristende at ønsker at proppe alle de oplysninger, der er muligt ind i hovedet på dine lyttere, men ironisk nok, det er muligt, at jo flere oplysninger du medtager, jo mindre de lærer. Tænk på en rainstorm. Når regnen vælter ned, løber meget af det, før det kan suge ind i jorden. Vandet er spildt, fordi der var simpelthen for meget af det at tage i. En langsom, støt regn har en chance for at suge i grundigt. Det er langt bedre til at omfatte halvt så mange oplysninger og få dem til at bevare det meste af det, end at klemme i alle tænkelige tidbit og har 90% af oplysninger vinden op som afstrømning.
Alle disse problemer er fælles. Heldigvis, med bevidsthed og et par enkle justeringer, de er let overvinde.